Estrategia: Innovación organizativa

Descripción corta: Gestionar el sistema de calidad con un aplicativo único, vía web. El aplicativo, llamado NORIA, se ha puesto en marcha en el Hospital Universitario Virgen de las Nieves. Incluye un módulo de gestión de objetivos (de calidad, CRP, propios) y otro módulo de incidencias y no conformidades. Incluye seguimiento y notificaciones a los usuarios implicados en la gestión/resolución.

Situación actual:

El número de servicios acreditados/certificados aumenta constantemente, de acuerdo al principio de mejora continua promocionado por la Consejería de Salud. Sin embargo, los servicios recién acreditados se encuentran con un vacío a la hora de gestionar su nuevo sistema de calidad, ya que por lo general no disponen de las herramientas necesarias, ni de un conocimiento profundo de los sistemas de calidad.

El Servicio Andaluz de Salud exige de sus centros y trabajadores el cumplimiento del Contrato Programa. A cada Servicio o Unidad se le asigna un número de objetivos que deben cumplir para lograr que el Hospital en su conjunto logre cumplir los objetivos del Contrato Programa. Sin embargo, no se dispone de una herramienta que permita hacer una seguimiento exhaustivo y sistemático del nivel de cumplimiento de los objetivos a lo largo del año.

Problema a resolver: El aplicativo NORIA intenta salvar las dificultades que conlleva la variedad de procesos certificados, la dispersión de fuentes de información, la falta de uniformidad en la estructura de los datos de entrada, desconocimiento de los requisitos de las distintas normas aplicables, los cronogramas de captura de información,  y que sea capaz de facilitar la gestión para el cumplimiento de los requisitos que las normas que los sistemas de gestión imponen, disponiendo a tiempo real de las tendencias de los indicadores de los procesos, incluyendo evidencias, y  emitiendo informes.

Cómo resuelve el problema la idea:

El aplicativo NORIA se ha desarrollado en PHP, utilizando bases de datos MYSQL. Se utiliza XAJAX para agilizar la actualización de los datos. La gestión de permisos y usuarios se basa en el organigrama del Hospital, en el que están incluidos todos los trabajadores del mismo. El Organigrama en forma de árbol permite la gestión y el control de forma jerarquizada.

El diseño del bloque de incidencias se ajusta al PG 4.5.3 “No conformidad, acción correctiva y preventiva”.  Las incidencias se clasifican según “tipo”, “norma” a la que afectan y “área” en la que se produce. Las normas se corresponden con los servicios acreditados o certificados.

El diseño del bloque de objetivos se ha realizado de forma que permita la gestión de objetivos por grupos flexibles de nodos del Organigrama. Los objetivos pueden ser de tipo CRP (Complemento de Rendimiento Profesional) y/o relacionados con la acreditación/certificación del grupo. Además, el sistema permite la creación y gestión de objetivos propios.

El cumplimiento de un objetivo depende del cumplimiento de los indicadores asociados al mismo. La toma de medidas de un indicador depende de su periodicidad. El valor anual del indicador puede definirse de tres formas diferentes: como la media de todas las medidas, la suma de todas las medidas, o el valor de la última medida.
Para garantizar la gestión continua del aplicativo, y de las incidencias y objetivos, se ha implementado un sistema de recordatorios y notificaciones, de forma que todos los responsables del seguimiento estén informados en cada caso de la acción que deben tomar y que recuerden la obligatoriedad de su cumplimiento.

Novedad:

Permite el acceso, vía web, a todos los actores implicados en la calidad, desde el que detecta la incidencia hasta el Auditor, pasando por los responsables de la resolución y de las diferentes acciones de mejora o correctivas. Asimismo, todos los trabajadores de un servicio o unidad podrán ver sus objetivos y hacer un seguimiento de los mismos.

El sistema de notificaciones y recordatorios garantiza que los implicados en el seguimiento/consecusión de un objetivo o de la resolución de una incidencia estén siempre debidamente informados.

Los informes generados de forma jerárquica facilitan en todo momento una visión global del estado del sistema de calidad del Hospital 

Ideas competidoras: no conozco ningún programa de gestión similar