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Difusión Telemática de la Oferta Formativa en el Complejo Hospitalario Torrecárdenas

Datos generales

Nombre corto: Difusión de la Formación en el CHT Fecha de publicación: 16/12/2010 Resumen básico: Una de las áreas de mejora detectadas tras el análisis de los resultados de la encuesta de detección de necesidades formativas del año 2009 realizada entre todos los profesionales (con participación de más del 60% de los trabajadores en activo en el momento de su realización)en el Complejo Hospitalario Torrecárdenas (CHT)era la escasa difusión de la oferta formativa entre los trabajadores. La Unidad de Formación Integral (UFI)del CHT, hasta la fecha realizaba la difusión mediante el envío, en formato papel (con la consiguiente repercusión medioambiental), de los dipticos de las actividades a las distintas áreas, además contaba con 3 tablones donde ponía la difusión. Tras detectar esa área de mejora se establecieron medidas correctoras tales como: Aumentar el número de tablones en los que se difunde la oferta formativa y ponerle protección con llave, enviar dipticos vía mail con detector de entrega y lectura, crear un listado de verificación (todos los jueves un profesional de la UFI pasa y retira las acciones formativas pasadas y actualiza las nuevas) y sobre todo, en colaboración con la Subdirección de Sistemas de Información creó un apartado en la página web del hospital destinado a la difusión de la actividad formativa con posibilidad de consultar dípticos, fechas, acreditación, y sobre todo INSCRIPCIÓN desde cualquier punto con red. Para la difusión de estas novedades se mandaron correos masivos y en cada reunión o acción formativa un miembro de la UFI explicaba a los asistentes como hacer una posible inscripción. A fecha 15 de Diciembre la sección de formación ha recibido más de 40.000 visitas y más de 270 inscripciones detectandose un incremento exponencial según transcurren los meses de implantación. En cuanto a la gestión medioambiental hemos reducido el consumo de papel en un 74% y el papel usado es siempre reciclado. Estrategia: Innovación organizativa

La práctica innovadora consiste en la incorporación a la página web del Complejo Hospitalario Torrecárdenas (CHT) de un apartado destinado a la formación continuada. De esta forma establecemos medidas correctoras al área de mejora detectada en el año 2009 en el que los trabajadores, a través de la encuesta de detección de necesidades formativas, expresaban la escasa incidencia que producía la difusión de las actividades de formación continua (con verbatims tales como: En mi servicio no lo ponen. El primero que se entera quita la información para que los compañeros no nos enteremos. Si te pilla de descanso no te enteras.....) La Unidad de Formación Integral (UFI) decidió además otras medidas para eleminar esa área de mejora (eliminó la información masiva en papel y lo sustituyó por correo electrónico con control de entrega y lectura, estableció un control de verificación en la que todos los jueves un profesional de esta unidad actualiza la oferta formativa en tablones de anuncios con llave, etc.)

La sección de formación de la página web del CHT (http://www.htorrecardenas.sas.junta-andalucia.es/con_formacion.asp) se actualiza cada vez que se difunde una actividad formativa y de forma protocolizada todos los viernes del año. Esta organizada de tal forma que los profesionales pueden conocer el código de la actividad (para su inclusión en la bolsa de empleo, oposiciones..), nombre completo y correcto de la actividad, díptico informativo, fecha de inicio y fin de la misma, saber a quien se dirige la actividad (colectivos), conocer el estado de la acreditación de la actividad, conocer la fecha límite de inscripción e INSCRIBIRSE ON LINE desde cualquier ordenador con conexión a internet (siempre antes de la fecha límite de inscripción, una vez sobrepasada esa fecha el programa no permite la inscripción). Las actividades se ordenan por fecha de inicio y un vez pasada la fecha los profesionales pueden seguir consultado todo los datos anteriores excepto la inscripción.

Así mismo decidimos mejorar la gestión medioambiental desde la UIF a través de:

Formación a todos los integrantes de la UFI sobre gestión Medioambiental.
Uso de papel reciclado y reciclaje del mismo
Disminución del consumo de papel.

Centro de trabajo: HOSPITAL TORRECÁRDENAS

Nombre:	HOSPITAL TORRECÁRDENAS
Tipo de centro de trabajo:	Hospital
Organización:	Servicio Andaluz de Salud
Provincia:	Almería

Personal responsable

Mª Dolores Sánchez Miralles

Correo electrónico: mdol.s...cia.es

Planificación

Fecha de inicio: 10/01/2010
Implantada desde: 07/02/2010

Objetivos y razones

Justificación/contexto:

Esta práctica innovadora está justificada por una doble vertiente, la primera, al establecer metodología de calidad (PDCA)en la detección de necesidades formativas, ya que tras el análisis de los resultados detectamos la necesidad de establecer medidas correctoras en la difusión de las actividades formativas y la segunda por el compromiso medioambiental de la Unidad de Formación Integral ya que hasta 2009 la difusión se hacía en papel enviando a todas las unidades dípticos y hojas de inscripción en un sobre lo que suponía un consumo de más de 250 folios por actividad / edición (en el año 2009 se realizaron más de 160 actividades)

Objetivos:

1.- Mejorar la difusión de la oferta formativa del Complejo Hospitalario Torrecárdenas
2.- Incorporar las "nuevas tecnologías" como un elemento más en la Formación Continuada de los profesionales del CHT
3.- Mejorar la accesibilidad de todos los profesionales a la oferta formativa.
4.- Establecer transparencia total en la difusión de las actividades formativas.
5.- Posibilitar a los profesionales distintas alternativas para inscribirse en actividades formativas.
6.- Eliminar sesgos de información (información que no se difunde, otra que llega tarde....)
7.- Disminución de los recursos medioambientales

Actividad:

1.- Eliminación del envío masivo en papel de la oferta formativa (plan de gestión medioambiental, necesidad de que un cargo intermedio ponga la información...)
2.- Envío vía mail de los dípticos informativos con control de entrega y lectura del mensaje.
3.- Envío seriados de los dípticos y puesta en contacto telefónicamente con aquellos destinatarios que no han procedido a su lectura.
4.- Elaboración de un listado de verificación donde consta el responsable de la misma, donde se ha enviado, fechas de envío etc.
5.- Actualización semanal por parte de un intregrante de la UFI de todos los tablones donde se difunde la oferta formativa.
6.- Creación de un espacio dentro de la página web del CHT destinado exclusivamente a la formación continuada
7.- Información personalizada y masiva entre los trabajadores sobre el manejo de la página web (inscripciones....)
8.- Envío de la relación de admitidos y en cupo de reserva donde figuran todos los profesionales que han solicitado la actividad y el motivo de no admisión.
9.- Contamos con los mandos intermedios para la difusión, pero no dependemos de esta difusión para que todos los profesionales puedan acceder.

Innovación:

El principal elemento innovador de esta práctica es la accesibilidad, casi total, de la oferta formativa del Complejo Hospitalario Torrecárdenas a todos los trabajadores del mismo.
Otros elementos innovadores de esta práctica son: la incorporación de "las nuevas tecnologías" a la práctica diaria de muchos trabajadores (es un aplicación muy sencilla e intuitiva), la disminución del impacto medioambiental al disminuir en más del 70% el consumo de papel.
Otro elemento innovador es que la misma página sirve de archivo del resto de acciones formativas y que pueden ser consultadas en cualquier momento (objetivos, metodología ...). También destacamos la importancia de incluir los códigos de las actividades, de esta forma los profesionales pueden incluirla en bolsas de trabajo, oposiciones de forma telemática.

Finalización

Resultados:

1.- La página web del CH Torrecárdenas ha recibido un total de 112066 visitas desde su instauración(año 2010) a fecha 15 de diciembre, el 36,25% (40624) corresponde a visitas al área de formación.
2.- Hemos recibido 277 inscripciones vía página web
3.- De las 277 solitudes, el 36.58% se recibieron para actividades formativas realizadas en el primer semestre, el 63.42% fueron solicitudes para actividades del segundo semestre.
4.- Las inscripciones vía on line suponen actualmente un 15% del total de solicitudes recibidas.
5.- Hemos dejado de consumir más del 70% del papel.
6.- Sabemos exactamente que profesional no ha leído el correo, cuando lo hizo, etc.

Conclusiones:

1.- Desde la instauración de la inscripción vía telemática desde la misma página, el número de solicitudes se eleva exponencialmente a medida que trascurre el tiempo.
2.- Contamos con inscripciones de profesionales que nos han manifestado "no haber tocado nunca un ordenador"
3.- El proceso de implantación ha sido muy bien acogido por los profesionales, incorporándo la solicitud telemática como una forma más de inscripción a las actividades formativas.
4.- A pesar de la buena acogida, contamos con algunas actividades en las que no recibimos inscripciones por esta vía. Debemos establecer áreas de mejora en las actividades en las que no se reciben inscripciones on line (colectivos a los que se dirigen, fechas, no disponibilidad de ordenadores en esos colectivos….)

Detalles adicionales:

La UFI está acreditada como unidad de formación en nivel AVANZADA, la Agencia de Calidad Sanitaria de Andalucía remarcó está evidencia como elemento de CALIDAD DESTACADA.

Además de la oferta informativa en el recurso contamos con un programa anual de las actividades programadas de tal forma que el profesional sabe a priori que actividades se desarrollarán para seleccionar aquellas que son de su interes competencial.

Añadimos tres e-link
Link de la página web del CHT:
http://www.htorrecardenas.sas.junta-andalucia.es/
link del área de formación:
http://www.htorrecardenas.sas.junta-andalucia.es/con_formacion.asp
link del programa anual:
http://www.htorrecardenas.sas.junta-andalucia.es/doc/Programa_Formativo_2010_CHT.pdf

En el apartado Fecha de finalización no hemos incluido ningún item ya que esta innovación está pensada para que sea siempre una versión beta en constante evolución a medida que establezcamos áreas de mejora.